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政府檢查和抽檢應對處理流程

2018-10-24

政府檢查及抽樣流程

1.0 目的

    對涉及政府部門檢查和抽樣的流程進行規定。

2.0 適用范圍

    適用于政府檢查和抽樣的應對處理。

3.0 職責

3.1廠長

?  政府檢查第一接待人;

?  建立工廠政府事務聯系人名單并保持更新,下發該名單至各部門經理;

?  政府檢查相關資料提交前的審批。

3.2質量部經理

?  收集與食品安全/質量管理相關的政府部門檢查的頻率、檢查內容,每年對各

?  部門進行相應的培訓;

?  每年對門衛、廠長、各相關部門經理和指定的接待人員進行政府檢查/抽檢接待培訓;

?  陪同政府檢查,在總經理缺席的情況下負責政府檢查接待;

?  政府檢查相關資料的確認和提交。

?  根據本省年度抽樣計劃及企業所屬地的省局/市局的補充抽檢計劃,結合國家抽樣計劃,明確工廠本年度可能面臨的政府抽樣及相關重點檢測項目,制定預案,跟進落實;

?  在政府抽樣當天,將相關信息傳遞到客戶服務部以便及時進行客戶溝通。

3.3各部門經理

?  本部門政府事務第一接待人,與本部門政府事務第二接待人一起接受培訓;

?  按照安排配合完成政府檢查和抽樣;

?  跟進落實檢查發現項的整改,及時提交整改資料至質量部指定人員。

4.0 內容

4.1 政府檢查

4.1.1通知檢查:

1)   政府接口人員收到口頭/書面通知后應第一時間通知質量經理和工廠廠長,由廠長組織相關部門確定接待要求、陪同人員、準備事項等;

2)   政府部門檢查,應由總經理和質量經理共同接待;

3)   政府出具的檢查相關記錄統一交工廠質量經理保管;

4)   對于檢查中發現的問題,由各部門負責人按照要求落實整改,提交整改資料至質量部指定人員,由工廠質量經理和廠長審核后提交;

5)   對于檢查發現的重大問題,質量經理和廠長應當天通報總經理。

4.1.2不通知檢查(飛行檢查)

1)   當有政府人員來工廠進行不通知檢查,門衛應立即電話通知廠長、質量經理和行政經理;門衛做好政府人員來訪登記后陪同至會議室休息,直至工廠管理團隊人員到來。

2)   廠長及質量經理應向政府部門人員詳細了解檢查的目的、范圍,介紹工廠相關情況,并組織相關人員陪同進行檢查;

3)   政府部門檢查,應由廠長和質量經理共同接待;

4)   政府出具的檢查相關記錄統一交工廠質量經理保管;

5)   對于檢查中發現的問題,由各部門負責人按照要求落實整改,提交整改資料至質量部指定人員,由工廠質量經理和廠長審核后提交;

6)   對于檢查發現的重大問題,工廠質量經理和廠長應當天通報總經理,并結合工廠現有的序”進行理。

4.2 政府抽樣

4.2.1原則:已部分發貨或兩周內需發貨的批次要避免抽樣,應對抽樣人員做好說明解釋工作,給出替代方案;被抽樣批次應立即系統凍結不予發貨,并書面通知物流部。

4.2.2通知抽樣,應進行下準備:

1)   抽樣接口人員收到口頭/書面通知后,應第一時間通知工廠質量經理和物流計劃部經理。物流計劃部備好庫存貨品清單,明確次和將于兩周內發次,將該清單傳遞質量經理;

2)   質量部和物流計劃部指定人員在抽樣前共同對庫存產品的狀態進行現確認,確保包裝,標簽無誤

3)   質量經理劃定建議的樣品/次,對于庫存清單中不建議抽樣的次/品,應出替代案(原則上替代案應屬于同一生產證許可范圍和企業標準類別的產品),將清單和樣建議傳遞到質量部樣接待人員。

4)   質量經理/抽樣接待人員應與抽樣人員現確認產品企標和產品類別避免應產品歸類錯誤引起的誤判

4.2.3不通知抽樣,門衛應按照接待不通知檢查同樣流程理。

1)   抽樣階段:

由質量部門抽樣接待人員核對抽樣人員身份,明確抽檢主體、抽樣要求、檢測項目和周期等,提相關資料(營業照、生產、出口備案書等),陪同抽樣人員(要時包括倉庫指定人員和其他管理人員)進行抽樣。政府人員要求抽樣或兩周內要發次,應做好解釋說明工作避免取樣,并引導按照替代案進行抽樣;對抽的樣品進行核、登記、對工廠行保管的行樣交實室進行妥善保管;應與抽樣人員明確結詢途徑和時間點。

2)   抽樣后階段:

?  質量部抽樣接待人員應將抽樣詳細情況向工廠質量經理進行詳細報;

?  質量部抽樣接待人員于抽樣當天在系統中對抽樣次進行結,并以形式通知物流部;對抽樣的詳細信息以登記;保管相關抽樣單據;

?  客戶有明確要求庫存產品/產品政府抽樣通知客戶的,工廠質量經理應在抽樣當天由將抽樣信息(產品、次、當批數量、發貨狀況、抽檢部門、預時間)以形式通知客戶服務部、客戶服務部應及時通知銷售經理和對應客戶;

?  質量部抽樣接待人員每跟進抽樣檢測結到結及時通報相關(工廠質量經理、物流部),檢測合的應立即系統放行;檢測結不合的,工

?  廠質量經理應啟動,在中國區質量負責人指下進行應對。

5.0相關文件

?  國家年度食品安全抽檢計劃

?  國家食品安全監督抽檢實則》

?  其他與政府抽樣相關的信息

?  其他食品安全/質量管理與政府檢查相關信息

6.0相關記錄

_ 政府抽樣記錄表》

_ 工廠年度政府抽檢前計劃表》

_ 培訓記錄


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